Czym jest tzw. pełna księgowość?

Ewidencjonowanie operacji gospodarczych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy.  Istnieje kilka sposobów prowadzenia księgowości – jedną z nich jest tak zwana pełna księgowość, czyli najbardziej rozbudowana forma rozliczania się z przychodów. Prowadzenie ksiąg rachunkowych zapewnia przejrzysty obraz sytuacji finansowej firmy, a do ich prowadzenia zobowiązane są głównie przedsiębiorstwa i instytucje obracające znacznymi kwotami.

Większość osób fizycznych, spółek jawnych, spółek partnerskich oraz spółek cywilnych korzysta z jednej z form rozliczenia z tak zwanej uproszczonej księgowości. Należą do niej księga przychodów i rozchodów (KPiR), ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz karta podatkowa. Mała księgowość wymaga prowadzenia mniej skomplikowanej ewidencji, dlatego też przedsiębiorcy chętniej z niej korzystają. Przejście na pełną księgowość może być dobrowolne lub konieczne w sytuacjach określonych przez przepisy prawa rachunkowego.

Kiedy konieczne jest zastosowanie pełnej księgowości?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych konieczne jest, kiedy firma osiągnęła w roku poprzednim przychody większe niż 2 miliony Euro, w przeliczeniu na złotówki. Tyczy się to osób fizycznych, spółek jawnych, partnerskich oraz cywilnych. Zmiana formy ewidencji może być również konieczna w przypadku przekształcenia rodzaju działalności gospodarczej. Podmioty, które zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości obligatoryjnie to:

• spółki handlowe;

• samorządy, czyli gminy, powiaty, województwa;

• banki, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe, firmy ubezpieczeniowe oraz inne instytucje działające w oparciu o przepisy związane z funduszami inwestycyjnymi, obrotem papierami wartościowymi i funduszami emerytalnymi;

• jednostki oraz zakłady budżetowe;

• osoby z zagranicy oraz odziały przedsiębiorstw zagranicznych;

• jednostki działające na podstawie subwencji lub dotacji, na przykład partie polityczne, fundacje, stowarzyszenia.

Pełna księgowość umożliwia wgląd we wszystkie operacje gospodarcze, a tym samym większą przejrzystość finansową. Tym samym instytucje podatkowe oraz inwestorzy lub partnerzy mają doskonały podgląd na sytuację finansową firmy.

Księgi rachunkowe oraz zasady ich prowadzenia

Do ewidencji zdarzeń gospodarczych służą księgi rachunkowe. W ich skład wchodzi dziennik, konta księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych, zestawienia obrotów i sald oraz wykaz aktywów i pasywów. Księgi muszą być prowadzone zgodnie z określonymi zasadami, aby całość była czytelna, zrozumiała, a także zgodna ze stanem faktycznym. Prowadzenie pełnej księgowości można zlecić firmie zewnętrznej, na przykład biuru rachunkowemu – jednak konieczne jest wówczas poinformowanie właściwego urzędu skarbowego o miejscu ich przechowywania, w terminie nie dłuższym niż 15 dni od ich wydania.

Dziennik zawiera wszystkie zdarzenia gospodarcze, zapisane w formie chronologicznej. Powinien być prowadzony w taki sposób, by możliwe było porównanie zapisów w dzienniku z dowodami księgowymi. Każdy wpis w dzienniku zawiera indywidualny numer oraz informację o osobie dokonującej wpisu. W księdze głównej znajdują się zapisy dotyczące początkowych stanów sald oraz szczegółowe informacje dotyczące zapisów w dzienniku. W pełnej księgowości obowiązuje zasada podwójnego zapisu – służą do tego księgi pomocnicze. Nie rzadziej niż raz w miesiącu sporządza się zestawienie obrotów i sald. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Ewentualne błędy można poprawić poprzez skreślenie i dopisanie właściwej informacji lub wprowadzenie dowodu zawierającego korektę.

Otwarcie i zamknięcie ksiąg rachunkowych

Z pełną księgowością wiąże się również kwestia otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Otwarcie jest konieczne na przykład w dniu rozpoczęcia działalności, na dzień zmiany formy prawnej, na początku każdego roku obrotowego lub w sytuacji, kiedy obroty firmy za zeszły rok przekroczą w przeliczeniu 2 miliony euro. Otwarcie ksiąg odbywa się również w sytuacji otwarcia nowej jednostki lub rozpoczęcia procedury likwidacyjnej. Otwarcie musi odbyć się w ciągu maksymalnie 15 dni od rozpoczęcia zdarzenia – mówi specjalista z biura rachunkowego AKRO w Warszawie – Zamknięcie ksiąg następuje na koniec każdego roku obrotowego, na dzień zakończenia działalności lub na dzień przed zmianą formy prawnej. W tym przypadku zamknięcie odbywa się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zaistnienia jednego ze zdarzeń – dodaje.

Forma prowadzenia pełnej księgowości

Obecnie do prowadzenia pełnej księgowości wykorzystuje się programy komputerowe, które ułatwiają proces ewidencji i obliczeń. W tej sytuacji konieczne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz umieszczenia ich na trwałym nośniku. Należy również zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów. W przypadku wydruków księgi powinny zawierać numerowane strony oraz być sumowane w sposób ciągły w danym roku obrotowym.

Z pewnością jest to najbardziej skomplikowana forma ewidencji działań gospodarczych, jednak w najpełniejszy sposób przedstawia sytuację finansową firmy. Pełna księgowość obejmuje ewidencję kosztów, przychodów, majątku i źródeł jego finansowania, a także zobowiązań. Na podstawie informacji zawartych w księgach rachunkowych możliwe jest stworzenie sprawozdań finansowych, które obejmują szeroki zakres wiedzy na temat wszystkich procesów gospodarczych zachodzących w przedsiębiorstwie.