Jak długo notariusz ma obowiązek przechowywać akty notarialne?

Jedną z czynności wykonywanych przez notariusza jest sporządzanie aktów notarialnych. Ich oryginały zawsze pozostają w kancelarii – jeśli zaś potrzebujemy danego dokumentu, uzyskujemy wypis, który ma taką samą moc prawną jak oryginał. Jest to korzystne, ponieważ jeśli zgubimy swoją kopię, możemy zgłosić się po kolejną. Jednak jak długo notariusz ma obowiązek przechowywać akty notarialne i co dzieje się z nimi po upływie tego czasu?

Okres przechowywania oryginałów aktów notarialnych w kancelarii

Po dokonaniu czynności notarialnej (np. spisaniu aktu notarialnego lub sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia), notariusz odczytuje zapis aktu. Następnie podpisują się pod nim uczestnicy danej czynności oraz sam notariusz. Jest to oryginał aktu notarialnego, który zawsze znajduje się w kancelarii notarialnej, w której został sporządzony. Oryginał pozostaje w archiwum kancelarii przez 10 lat od momentu jego sporządzenia lub do czasu, kiedy notariusz zaprzestanie prowadzenia działalności.

Jest to rozwiązanie bezpieczne dla wszystkich stron, które biorą udział w czynności notarialnej. Dzięki temu oryginał znajduje się w jednym miejscu i nie ma obaw, że zostanie zniszczony lub zagubiony. Strony, następcy prawni lub osoby, dla których zastrzeżono w akcie prawo do otrzymania wypisu, mogą zgłosić się do notariusza po wypis aktu notarialnego, który ma taką samą moc prawną jak oryginał. W wyjątkowych sytuacjach, za zgodą stron lub podstawie prawomocnego postanowienia sądu, wypis może zostać wydany także innym osobom.

Co ważne, wypis powinien być dosłownym powtórzeniem oryginału, podpisanym oraz opatrzonym pieczęcią notariusza, który go wydaje. Jeżeli zawiera więcej niż jeden arkusz, musi zostać połączony, ponumerowany, zaparafowany i spojony pieczęcią.

Gdzie szukać aktów notarialnych sporządzonych ponad 10 lat temu?

W sytuacji, kiedy potrzebny jest wypis z aktu notarialnego, przed upływem 10 lat od momentu sporządzenia aktu należy udać się do właściwej kancelarii – tej, w której akt został sporządzony. Po upływie tego terminu, a także w momencie, kiedy dana kancelaria notarialna zostaje zlikwidowana, dokumenty przekazywane są do archiwum Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego. Akt notarialny sporządzony np. w Kancelarii Notarialnej, po upływie 10 lat zostaje przekazany do Sądu Rejonowego w Rzeszowie – ponieważ akty przekazuje się do sądu właściwego dla siedziby kancelarii. Dlatego, aby uzyskać odpis po upływie 10 lat, niezbędne jest złożenie wniosku do biura podawczego wydziału Ksiąg Wieczystych danego sądu rejonowego.