Jak długo notariusz przechowuje dokumenty notarialne?

Notariusz pełni zazwyczaj istotną rolę w procesie zawierania różnego rodzaju umów i sporządzania ważnych dokumentów. Jego obecność sprawia, że wszystkie formalności mogą być dopełnione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Jednak wiele osób zastanawia się, jak długo notariusz przechowuje dokumenty notarialne oraz co dzieje się z nimi po upływie tego czasu. Co należy wiedzieć na ten temat?

Okres przechowywania dokumentów notarialnych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, notariusze mają obowiązek przechowywania dokumentów notarialnych przez określony czas. Obecnie wynosi on 10 lat od dnia ich sporządzenia. Warto jednak zauważyć, że zasada ta dotyczy jedynie oryginalnego dokumentu spisanego przez notariusza podczas dokonywania czynności prawnej. Oznacza to, że pismo zostaje w kancelarii, a jego wydanie stronie może nastąpić jedynie w formie odpisu. Okres przechowywania może ulec skróceniu wyłącznie w sytuacji, gdy następuje zamknięcie danej kancelarii notarialnej.

Co dzieje się z dokumentami po upływie okresu przechowywania?

Po upływie 10 lat od sporządzenia aktu notarialnego notariusz ma obowiązek przekazać wszystkie dostępne dokumenty do właściwego archiwum państwowego. Te mają za zadanie gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie materiałów archiwalnych, w tym również dokumentów notarialnych. Dzięki temu strony transakcji mają możliwość uzyskania dostępu do różnego rodzaju pism czy umów także później. W razie jakichkolwiek pytań odnośnie do sposobu przechowywania dokumentów można skorzystać z usług notariusza. W Ełku swoje usługi świadczy m.in. kancelaria adwokacka Michała Andrzejewskiego.

W przypadku, gdy dana kancelaria notarialna zostaje zamknięta lub notariusz kończy wykonywanie zawodu, dokumenty również są przekazywane do archiwum państwowego. W takiej sytuacji osoba zainteresowana uzyskaniem dostępu do swoich dokumentów powinna zgłosić się do właściwego archiwum z prośbą o udostępnienie akt. Warto dodać, że niektóre rodzaje dokumentów notarialnych mogą być przechowywane przez dłuższy czas niż 10 lat. Dotyczy to przede wszystkim aktów stanu cywilnego, takich jak akty urodzenia, małżeństwa czy zgonu. Przechowywanie dokumentów to pewność, że pisma znajdują się w bezpiecznym miejscu i są dostępne nawet po wielu latach od zawarcia umowy czy dokonania innej czynności prawnej.