Jak długo notariusze powinni przetrzymywać dokumenty notarialne?

Praca notariusza polega na ogół na przygotowaniu różnego rodzaju dokumentów. Są one niezbędne do załatwienia wielu ważnych spraw majątkowych, spadkowych i rodzinnych. Z uwagi na ich znaczenie, powinny być odpowiednio zabezpieczone i właściwie przechowywane. W kancelarii, która je opracowała, pozostają one przez 10 lat. Dowiedz się, co się później z nimi dzieje!

Przechowywanie dokumentacji przez notariusza

Dokumenty, które potwierdzają przeprowadzone czynności notarialne, są przechowywane w kancelarii notarialnej przez okres 10 lat. Są one oprawiane w tomy oryginału aktów notarialnych. Łatwo wówczas odnaleźć odpowiedni akt notarialny lub inny dokument i dokonać z niego wypisu. Po upływie dekady notariusz przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Ma to miejsce również w przypadku zaprzestania działalności kancelarii. Przekazanie dokumentacji do archiwum sądu następuje raz do roku. Jak podkreślają specjaliści Kancelarii Notarialnej Agnieszka Bunkowska, strona ma więc możliwość otrzymania odpowiedniego wypisu w każdej chwili. Przed upływem 10 lat od sporządzenia dokumentu może się po niego udać do kancelarii. Po tym czasie zaś konieczne jest odwiedzenie wybranego wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego, odpowiedniego dla siedziby kancelarii.

Jakie dokumenty może przechować kancelaria notarialna?

Przechowywanie dokumentów to jedna z czynności notarialnych. W kancelarii można przechowywać sporządzone w niej akty notarialne, a także:

• różnego rodzaju papiery wartościowe,

• ważne pisma, w formie papierowej i elektronicznej,

• pieniądze w walucie polskiej lub zagranicznej.

Przechowywane dokumenty, dane oraz środki finansowe muszą znajdować się w kopertach, jeśli klient nie życzy sobie, by ktokolwiek poznał ich zawartość. Sam notariusz musi natomiast wiedzieć, co zostało u niego zdeponowane. Zobowiązuje się on do ich zabezpieczenia przed kradzieżą, uszkodzeniem bądź zniszczeniem. Warto pamiętać, że pieniądze mogą być przechowywane w kancelarii notarialnej tylko wtedy, gdy są one związane z wykonywanymi przez kancelarię czynnościami notarialnymi. Może to być przypadek nabycia lub sprzedaży nieruchomości. Pieniądze są składane w depozycie, a więc specjalnym rachunku bankowym, otwartym w tym celu przez notariusza.