Jakie wymogi formalne musi spełniać akt notarialny?

Akty notarialne mają charakter dokumentu urzędowego. Muszą więc spełniać wymogi formalne, które dokładnie opisuje prawo, a konkretnie Ustawa z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie. Za prawidłowe dopełnienie wymogów formalnych odpowiada notariusz, a jeśli popełni błąd, przez który powstanie szkoda, osoba, która ją poniosła, może uzyskać odszkodowanie. Sprawdźmy, jakie wymogi formalne musi spełniać akt notarialny.

Przed spisaniem aktu notarialnego

Akt notarialny jest dokumentem wyjątkowym – dlatego jeszcze przed rozpoczęciem spisywania niezbędne jest dopełnienie kilku czynności. Przede wszystkim notariusz sprawdza tożsamość oraz umocowanie osób, które stawiają się w kancelarii. Konieczne jest przedstawienie dokumentów tożsamości oraz umocowań, jeśli podpisywanie aktu odbywa się za pośrednictwem pełnomocników. W przypadku, kiedy sprawa dotyczy nieruchomości lub własności, trzeba wskazać dokumenty, które potwierdzą prawo do dysponowania nieruchomością lub przedmiotem.

Rolą notariusza jest również upewnienie się, że strony posiadają pełną zdolność do czynności prawnych, a także czy działają z własnej woli. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących zrozumienia podejmowanych czynności notariusz może odstąpić od spisania aktu – dodaje specjalista z  kancelarii notarialnej Łukasz Górski, znajdującej się na warszawskim Bemowie.

Informacje, które musi zawierać akt notarialny

Każdy akt notarialny, niezależnie od tego, czy zostanie sporządzony na mocy obowiązującego prawa, czy też woli stron, musi zawierać określone w ustawie informacje. Dotyczy to wszystkich aktów notarialnych, niezależnie od ich rodzaju. Zarówno czynności notarialne dotyczące nieruchomości, prawa spadkowego, prawa spółek, spraw rodzinnych, poświadczeń, jak i innych kwestii, muszą zostać zawarte na piśmie, właśnie w postaci aktu notarialnego.

Jakie informacje muszą się w nim znaleźć?

• Dzień, miesiąc oraz rok sporządzenia aktu, a jeśli strony sobie tego życzą, również godziny i minuty rozpoczęcia.
• Konieczne jest zapisanie miejsca spisania aktu, danych kancelarii oraz samego notariusza lub osoby do tego uprawnionej.
• Do aktu notarialnego wpisuje się również dane osób fizycznych, prawnych, innych podmiotów lub ich pełnomocników (imię, nazwisko, imiona rodziców, miejsce zamieszkania, nazwę i siedzibę). Jeżeli przy sporządzeniu aktu obecne są inne osoby, ich dane również zostają wpisane. W przypadku cudzoziemców niezbędne są również informacje o obywatelstwie.
• W akcie notarialnym znajdują się również oświadczenia stron, a w razie potrzeby powołanie się na okazane dokumenty.
• Na żądanie stron dodaje się okoliczności, w których konieczne zostało sporządzenie aktu notarialnego.
• Niezbędne jest również stwierdzenie, że akt notarialny został odczytany, przyjęty oraz podpisany.
• Wymogi formalne wymagają również podpisów osób biorących udział w akcie lub osób obecnych, a także podpisu samego notariusza.

Oczywiście, jeśli jest to konieczne, w akcie notarialnym zapisuje się również inne, istotne informacje, wynikające ze szczegółowych przepisów prawa lub woli stron. W przypadku, kiedy osoba biorąca udział w przygotowaniu aktu notarialnego nie może się podpisać, notariusz sporządza odpowiednią adnotację.

Pozostałe wymogi formalne

Aby akt notarialny spełniał wszelkie wymogi formalne, niedopuszczalne jest wywabianie lub wyskrobywanie zawartych w nim informacji. Jeśli nastąpi pomyłka, musi zostać przekreślona w taki sposób, aby nadal można było odczytać błędne słowo. Dodatkowo na końcu aktu musi znaleźć się omówienie przekreśleń – w przeciwnym razie zostaną one uznane za niedokonane.

Jeżeli akt zostanie sporządzony w dwóch lub więcej arkuszach, każda ze stron musi zostać ponumerowana, zaparafowana, a całość połączona. Zanim akt zostanie podpisany, musi zostać przeczytany przez notariusza. Jeśli strony sobie tego zażyczą, czytane są również załączniki.

Niemożliwe jest również wydanie oryginałów aktów notarialnych – te przechowywane są w siedzibie kancelarii przez 10 lat, a następnie przekazywane do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. Strony, które biorą udział w spisywaniu aktu, uzyskują wypisy z aktu notarialnego, poświadczone pieczęcią oraz podpisem notariusza. Moc wypisu jest taka sama jak oryginału.